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Dreiundachtzigste Vergleichende Prüfung „Museen" Zwölfter Zusammenfassender Bericht 163

10.22 Sonderausstellungen

Alle Museen nahmen Sonderausstellungen vor. Im Gegensatz zu Dauerausstellungen ist die Laufzeit der Ausstellung zeitlich begrenzt.999 107.193 15 % 9

Naturkundemuseum (Kassel) 658.010 entfällt entfällt 1

Städtische Sammlungen Wetzlar 310.058 entfällt entfällt 6

Quelle: Angaben der Museen, eigene Berechnungen Ansicht 134: Sonderausstellungen für das Jahr 2001

Je höher der Gesamtetat desto höher war auch der Etat, der für Sonderausstellung verwendet werden konnte.

In der Ausstellungsplanung zeigten sich Mängel. Die Mängel bezogen sich auf folgende Punkte:

· Fehlender schriftlicher Budgetplan für die Sonderausstellung

· Fehlendes Splitten des Budgetplans nach Kostenarten je Sonderausstellung

· Fehlende Präzisierung einzelner Kostenarten anhand von Vorkalkulationen

· Plan-Ist-Abrechnung je Sonderausstellung

Der wirtschaftliche Erfolg einer Sonderausstellung konnte nur für das Museum Künstlerkolonie in Darmstadt und das Museum der Weltkulturen in der Stadt Frankfurt am Main berechnet werden. Die anderen Museen ordneten weder die Einnahmen/ noch die Besucher der Sonderausstellung zu.

Führungen 164 Zwölfter Zusammenfassender Bericht

Um Sonderausstellungen sachgerecht zu führen, ist

· eine fundierte Gesamtkalkulation als Kosten- und Finanzplanung für jede Sonderausstellung vorzulegen, die bei der Genehmigung des Vorhabens für verbindlich zu erklären ist,

· die Einhaltung der Kostenplanung von einem haushaltsrechtlichen Verantwortlichen anhand eines Kostencontrollings fortlaufend zu überwachen,176

· ein betriebswirtschaftlicher Soll-Ist-Vergleich für jede Sonderausstellung aufzustellen.

Die Städte gaben den Museen keine Vorgaben zur Zahl der Sonderausstellungen oder zu den zu erreichenden Besucherzahlen. Die Städte sollten prüfen, welche Erwartungen die Kulturpolitik an Sonderausstellungen hat. Wenn mehr Besucher das Ziel ist, sollte das auch mit einem Nachweis der Besuche dokumentiert werden.

Am Beispiel des Deutschen Filmmuseums zeigte sich, dass mit populären Sonderausstellungen sich gezielt Besucherzahlen und Einnahmen des Museums steigern lassen.

10.23 Führungen

Alle Museen boten Führungen durch ihre Ausstellungen an. Regelmäßige öffentliche Führungen wurden überwiegend entgeltfrei angeboten.

Ferner wurden Führungen außerhalb des normalen Turnus angeboten. Für diese Sonderführungen wurde ein Entgelt zusätzlich zum Eintritt erhoben. Die Einnahmen deckten in den meisten Fällen die Kosten für die nicht festangestellten Führer. Nur das Historische Museum und das Museum für Moderne Kunst erwirtschafteten mit den Führungen einen positiven Deckungsbeitrag. Museum Hanau Schloss Philippsruhe 54 entfällt

In enger Anlehnung an die Empfehlungen des Bayerischen Obersten Rechnungshof, Jahresbericht 2001, Kapitel 45 „Sonderausstellung. Das neue Hellas", Seite 193.

Quelle: Angaben der Museen, eigene Berechnungen Ansicht 135: Führungen und Deckungsbeitrag bei angemeldeten Führungen Sonderführungen sind Serviceleistungen eines Museums. Damit ein positiver Deckungsbeitrag erwirtschaftet werden kann, sollte die Gebührenstruktur angepasst werden.

10.24 Förderverein Fördervereine erhöhen die Handlungsfreiheit der Museen. Einen eigenen Förderkreis (Förderverein oder Freundeskreis) hatten sieben der zwölf Museen. Zwei Museen gaben an, einen Förderkreis in den nächsten zwei Jahren gründen zu wollen.

Förderkreise sind privatrechtlich organisiert. Es konnte nicht festgestellt werden, wie hoch die monetäre und nicht monetäre Unterstützung der Museen durch die Fördervereine war.

Die Überörtliche Prüfung empfiehlt, dass Leistungen des Förderkreises an das Museum im Haushalt entweder als Spende oder als Sachspende (Haushaltsklarheit und Haushaltswahrheit) ausgewiesen werden.

10.25 Marketing

Zur professionellen Arbeit eines Museums gehört nach Auffassung der Überörtlichen Prüfung das Marketing. Die Überörtliche Prüfung untersuchte Segmentierung und Controlling. Marketing ist nur dann effektiv, wenn man die Besucher auch erreicht.

Eine Aufteilung der Besucher in einzelne Gruppen (Stichwort Segmentierung und Zielgruppen) ist geboten.

Vier Museen segmentierten ihre Zielgruppen schriftlich - auch bei Sonderausstellungen. Kein Museum hielt mit einer einfachen Abfrage die Postleitzahlen zur regionalen Segmentierung der Besucher fest.

Das Museum für Angewandte Kunst beschrieb für jede Sonderausstellung eine Beschreibung die Zielgruppen. So wurden für die Sonderausstellung „Blut: Kunst, Macht, Politik und Pathologie" die Blutspendendienste als Ort für potenzielle Besucher gesehen. Das Museum sandte daraufhin deutschlandweit Ausstellungsplakate an Blutspendedienste. Auf diese Weise wurde ohne hohe Kosten (Vermeidung von Streuverlusten) die Zielgruppe erreicht.

Obwohl Anzeigen und Plakate über die Deutsche Städtereklame als Werbeträger eingesetzt wurden, war nur dem Museum für Angewandte Kunst der Tausender-KontaktPreis bekannt. Das Controlling des Marketings beschränkte sich auf nicht systematisches Nachfragen über den Aushang der Plakate und das Sammeln von Presseausschnitten (sowohl über Ausschnittdienst als auch eigenes Ausschneiden).

Wenn die Museen ihre Besucher gezielter erreichen wollen, müssen sie in Zukunft eine regionale Segmentierung vornehmen und das Marketing dementsprechend darauf ausrichten. professionelleres Marketing